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전화녹취시스템관리방침

인천글로벌캠퍼스 부가 정보(녹취 및 통화내용)의 이용‧관리 방식을 명시화하고 보호 책임자 지정으로 이용자의 권익 강화와 개인정보 보호를 목적으로 한다.

1. 설치 근거

가. 개인정보보호법 제15조 제1항 제6호

나. 통신비밀보호법 제3조

다. 민원행정 및 제도개선 기본지침(행정안전부)

라. 인천글로벌캠퍼스운영재단 전화 녹취시스템 운영·관리 규칙 제1조

2. 설치 운영범위

설치대수 설치위치 운영범위
인터넷전화 녹취시스템 1식 지원센터 서버실 인천글로벌캠퍼스

3. 담당자 지정 및 역할

▶ 전화 녹취정보를 보호하고 개인정보와 관련한 불만을 처리하기 위하여 아래와 같이 책임자를 지정한다.

구분 직위 소속 연락처
총괄책임자 캠퍼스운영본부장 인천글로벌캠퍼스운영재단 032-626-0580
관리책임자 IT인프라관리 과장 인천글로벌캠퍼스운영재단 032-626-0206
운영책임자 IPT관리 반장 인천글로벌캠퍼스운영재단 032-626-0201

▶ 각 책임자의 주요 역할은 다음과 같다.

구분 주요 역할
총괄책임자 - 전화 녹취시스템 총괄 관리
관리책임자 - 전화 녹취 관련 개인정보보호
- 녹취정보 안전성 확보
- 녹취정보 운영지침 수립
운영책임자 - 녹취정보 이용제공
- 녹취정보 설치 및 운영 실무
- 녹취정보 현황관리, 유지보수
- 녹취정보 설치현황 관리
- 녹취정보 안정성 확보

4. 녹취 처리 방법

구분 보관기간 보관장소
통화녹취 내용 1년 캠퍼스운영본부 정보화팀

▶ 녹취신청 당사자의 상대방과의 전화 통화 내용 녹음에 한정하며, 녹취 사전 멘트로 녹취사실을 알린다.

▶ 처리방법 : 녹취 일자, 시간, 사용자 정보 순으로 관리하고, 보관기간 만료 시 삭제한다.

5. 전화 녹취의 사용원칙

① 운영재단은 시스템의 설치 목적에 부합하는 범위 안에서 전화 녹취정보를 수집하여야 한다.

② 고객과의 전화 응대 과정에서 폭언, 협박, 성희롱 등의 법적 조치가 필요한 경우 사용한다.

③ 녹취가 필요한 경우 반드시 고객에게 사전고지를 하고 녹취한다.

④ 누구든지 공개되지 아니한 당사자 간의 대화를 녹취하거나 전자장치 또는 기계적 수단을 이용하여 청취할 수 없다.

⑤ 운영부서는 캠퍼스 운영본부로 한다.

6. 녹취정보 열람 및 제공

▶ 전화 녹취정보에 관하여 열람 또는 존재 확인을 원하는 경우는 본인이 녹취된 정보 및 법률적인 대응이 필요한 전화 녹취정보에 한정된다.

7. 녹취 확인 방법

▶ 운영책임자에게 사전 연락하고 절차에 따라 확인할 수 있다.

※ 상황에 따라 열람 불가하므로 반드시 사전 확인 요망

8. 정보제공 및 절차

① 다음 각호의 경우를 제외하고는 전화 녹취정보를 수집목적 이외로 이용하거나 제삼자에게 제공하여서는 아니 된다.

1) 당사자 모두의 동의가 있는 경우

2) 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우

3) 범인 검거 및 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위하여 필요한 경우

4) 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우

5) 그 밖의 급박한 재난 상황 등 공익목적으로 필요한 경우

② 운영재단은 제1항의 각호에 해당하는 녹취정보는 별지 제1호 서식에 따라 신청받은 후 총괄책임자의 승인을 받아 녹취신청·열람·제공할 수 있다.

③ 운영재단은 열람 등 요구를 한 자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 주민등록증, 운전면허증, 여권 등의 신분증명서를 제출받아 확인하여야 한다.

④ 녹취정보를 받은 당사자는 사용 완료 후 반드시 파기를 해야 하며, 별지 제3호 서식에 따라 녹취정보 제공부서에 파기 결과를 통보해야 한다.

⑤ 운영재단은 녹취정보의 제공 시 별지 제4호 서식의 녹취신청·열람·제공 관리대장을 작성하여 보관하여야 한다.

9. 시스템 관리 등 안전성 확보

① 시스템이 있는 서버실은 통제구역으로 입출입자의 관리대장을 비치하고 관리한다.

② 전화 녹취 계정 관리부서는 캠퍼스 운영본부로 하며, 분기별로 패스워드를 변경한다.

③ 총괄책임자는 본 지침의 시행과 운영에 보완이 필요할 경우 관리책임자, 정보화팀장 등과 검토하여 보완한다.

10. 비밀준수의 의무

▶ 전화 녹취정보를 열람한 당사자는 직무상 녹취한 정보를 누설 또는 권한 없이 처리하거나 타인에게 제공하는 등 부당한 목적을 위하여 사용하여서는 아니 된다.

11. 개인정보 처리 방침 변경에 관한 사항

▶ 전화 녹취 운영․관리 방침은 법령ㆍ정책 변경에 따라 내용의 추가ㆍ삭제 및 수정이 있을 수 있습니다.

12. 전화 녹취시스템 처리 방침 변경에 관한 사항

▶ 본 방침은 2022년 5월에 제정되었으며 법령ㆍ정책 또는 보안기술의 변경에 따라 내용의 추가ㆍ삭제 및 수정이 있을 시에는 홈페이지를 통해 변경 사유 및 내용 등을 공지합니다.

▶ 최초 공고 및 시행일자 : 2022년 5월 일자

13. 전화녹취시스템에 관련한 불만의 처리 및 피해구제에 관한 사항

▶ 전화 녹취시스템의 처리 및 불만, 피해구제에 관한 사항은 캠퍼스 운영본부 정보화팀 (032-626-0201) 연락해주시기 바라며, 해당 부서와 분쟁이 발생 시 행정안전부 개인정보보호 종합지원 포털(http://www.privacy.go.kr)로 연락하시기 바랍니다.